Det perfekte teamet for en problemfri start

Etter grundige vurderinger har du tatt den endelige avgjørelsen. Du har funnet det perfekte oppsettet for organisasjon din, kontrakten er signert og starten på implementeringen er rett rundt hjørnet. Du kan ikke vente med å begynne med det nye systemet. Det er én viktig oppgave til på listen din før du kan komme i gang: å velge prosjektteamet. Hvem skal involveres under implementeringen? Og hvordan maksimerer du resultatet?

Få mest mulig ut av løsningen din

Implementeringen skjer på relativt kort tid. Innen tre måneder vil det nye systemet ditt være i drift og kollegene dine må kunne bruke det. Det er ganske mye arbeid for menneskene i organisasjonen din, så vel som for kapasiteten som trengs for å få jobben gjort. Derfor er det viktig å velge et sterkt, motivert og balansert team. Dette teamet må være i stand til å ta beslutninger, teste systemet og gi en smidig innføring til løsningen for alle i organisasjonen. Først da kan du få mest mulig ut av løsningen din og maksimere støtten til prosessene dine.

Teamet

Et vellykket prosjektteam bringer deg nærmere en vellykket lansering. Når implementeringen utvikler seg problemfritt, kan potensielle feil løses direkte, og oppsettet vil passe sømløst med arbeidsflyten din når systemene dine blir operasjonelle. På denne måten får du mer utbytte av implementeringen når den er over. Men hva er den riktige sammensetningen av teamet?

Den primære interessenten

For det første består prosjektteamet av den såkalte primære interessenten, eller prosjekteieren. Dette er ofte eieren eller administrerende direktør i selskapet. Den primære interessenten har tatt beslutningen om en ny programvareløsning og har godkjent tilbudet. Som interessent sørger du for at det er medhold i organisasjonen for å sikre at medarbeidere utenfor prosjektteamet også støtter endringene. Derfor er du ikke aktivt involvert i implementeringen, men du holder deg orientert. Dermed er det viktig at interessenten er involvert i øyeblikk som prosjektoppstart, SIM1, SIM2 og lanseringen.

Prosjektlederen

Den andre viktige rollen i prosjektgruppen er prosjektlederen. Prosjektlederen velges vanligvis av organisasjonen din. Som navnet antyder, styrer du som prosjektleder prosjektet og alt som hører med. Du tilrettelegger prosjektet ved å sørge for at de rette personene kan bli med på en bestemt dag og at konferanserommet har alt nødvendig utstyr. Kort sagt leverer du verktøyene for en smidig implementering. I en relativt liten organisasjon kan rollen som prosjektleder også være en sideoppgave for en av nøkkelbrukerne som er involvert i implementeringen.

Bornerups logistik - sjøfrakt

Nøkkelbrukerne

Den tredje viktigste rollen – og muligens den viktigste – som vi skiller ut i prosjektteamet, er nøkkelbrukerne. Som nøkkelbruker får du opplæring og trening av Boltrics i hvordan du bruker det nye systemet. Utover det er du ansvarlig for å ta beslutninger under implementeringen. Dette er viktig for en vellykket lansering. Derfor er det nødvendig å ha folk i rommet som får ta avgjørelser om oppsettet sammen med konsulenten.

Nøkkelbrukerens ansvar
Foruten å ta beslutninger, er nøkkelbrukeren også ansvarlig for importen av hoveddataen. Konsulenten hjelper til med den første kontrakten for eksempel, men resten må du fylle ut selv. Etter det skal prosessen testes i testmiljøet. Dette er en annen viktig oppgave for nøkkelbrukeren. Når alt fungerer som det skal, begynner nøkkelbrukerne å lære opp sluttbrukerne til å arbeide med den nye løsningen.

Antall nøkkelbrukere i teamet
I gruppen av nøkkelbrukere må ulike roller i organisasjonen være representert: fra en operativ leder til en lagermedarbeider. Størrelsen på organisasjonen, omfanget av prosjektet og antallet funksjoner bestemmer størrelsen på prosjektgruppen. For å oppnå et optimalt resultat kan ikke dette teamet være for stort. Under implementeringen ønsker man å unngå diskusjoner som kan påvirke veien mot suksess så mye som mulig. Likevel må kunnskapen om ulike arbeidsområder være til stede, ettersom prosjektgruppen støtter alle hovedprosessene. Derfor består prosjektteamet av to til fire nøkkelbrukere i gjennomsnitt.

Teamarbeid er alfa og omega

Når prosjektteamet er valgt ut, jobber dere sammen mot en vellykket lansering. Sammen sørger vi for at alle problemer blir løst. Vil du vite mer om implementeringen? Send en e-post til info@bornerup.dk