Papirbunker på skrivebordet ditt. Hele avdelinger som bruker tid på å skrive inn informasjon på datamaskinen, dag ut og dag inn. Dette er situasjoner vi ikke kan forestille oss lenger. Logistiske prosesser har blitt mye mer effektive. I det minste tror vi det er slik. I praksis tar prosessen med å digitalisere dokumenter fortsatt svært lang tid. Hver dag mottar du et lass med fakturaer, ordrebekreftelser eller fraktdokumenter. Alt dette må du behandle i systemet ditt. Med den fornyede Document Capture-modulen sparer du tid og forhindrer at medarbeidere må skrive inn alle dokumenter manuelt i programvaren din.
OCR basert på dokumentgjenkjenning
«Optical Character Recognition» (OCR) er gjenkjenning av tekst og oversettelse av den til digitale data. Mange selskaper er avhengige av denne teknikken for å overføre alle slags analoge data til digital informasjon. Problemet er imidlertid at mange programmer ikke kan tolke forholdet mellom dataene. I tillegg blir tegn og bokstaver ofte feiltolket. Tenk for eksempel på en O og 0 (null), eller en I og 1. Og hvis dokumentet ikke legges riktig på skanneren, er problemene uendelige. Dette resulterer i ustrukturerte data som er ubrukelige for datasystemer. Dessverre krever det fortsatt ofte manuelle handlinger for å kunne komme til nyttige data. Og det tar tid.
OCR oppsto ved begynnelsen av første verdenskrig. Fysiker Emanuel Goldberg utviklet en maskin som kunne oversette enkelttegn på papir til signaler for telegrafen. Tidligere brukte mange selskaper mikrofilm for å lagre dokumenter på en kompakt måte. Det var imidlertid en utfordring å finne disse dokumentene igjen. Goldberg brukte en fotocelle og en filmprojektor for å gjenkjenne disse mikrofilmmønstrene. Dette er nå kjent som ett av fundamentene i moderne OCR.
Teknologisk utvikling åpner dører til nye funksjoner
Nå, i 2022, går den teknologiske utviklingen raskt. Resultatet? Ved å kombinere teknologier som dyplæring og kunstig intelligens, kan vi ta OCR til et helt nytt nivå. Et nivå som gir muligheter for dine prosesser. Blant annet er feil ved gjenkjenning av dokumenter tilnærmet null. Og du kan behandle uendelige typer dokumenter som du vil gjenopprette data fra. Derfor er denne teknikken nå brukt i vår fornyede Document Capture-modul.
Behandle dokumenter automatisk via DataHub
Integrasjonsplattformen DataHub ble opprinnelig utviklet til å behandle strukturerte datafiler som EDIFACT, XML eller JSON. Men med all utviklingen innen OCR, har DataHub nå muligheten til å oversette alle tenkelige dokumenter til strukturerte data med Document Capture og behandle disse dataene direkte i 3PL Dynamics. Fra en PDF-fil til tekst i en e-post eller et bilde med tekst på.
Slutt på å lage fakturaer manuelt
Ved å automatisk behandle dokumenter, sparer du tid. Uten tvil. For eksempel mottar du en faktura fra leverandøren din. Dine medarbeidere må behandle dette dokumentet. I praksis resulterer dette nesten alltid i at medarbeideren manuelt skriver inn informasjonen på fakturaen. Eller med litt flaks, ved å kopiere og lime inn dataene. Når du behandler fakturaen via DataHub, trenger du maksimalt en visuell sjekk før du lagrer fakturaen. Da er det bare å fokusere på unntakene, mens den største delen automatisk behandles riktig. Beregn hvor mye tid du sparer i forhold til å behandle fakturaer på egen hånd.
De fleste smarte OCR-er kan behandle 80 % av fakturaene riktig. Din medarbeider bruker 20 % av arbeidstiden sin på disse fakturaene. Imidlertid kan disse 20 % med fakturabehandling være mer komplekse og ta opptil 80 % av den ansattes tid. La oss si at medarbeideren din trenger 2,5 dager på å behandle alle fakturaer. Medarbeideren vil spare over en dag når halvparten av disse komplekse fakturaene også behandles automatisk. Utfordre vår Document Capture-modul. Og opplev selv hvor mye tid du kan spare.
Ønsker du mer informasjon?
Med den fornyede Document Capture-modulen bruker du kraften til OCR i din egen ERP. Du trenger ikke å bekymre deg for avanserte integrasjonsprosesser, men du jobber med én integrert løsning som virker på alle deler av programvaren din. Vil du finne ut mer om mulighetene til den nye Document Capture-modulen? Eller vil du vite hvordan du kan spare tid i organisasjonen din ved å automatisere prosesser med DataHub? Send en e-post til info@bornerup.dk. Vi hjelper deg gjerne til neste nivå.